タスク管理ってなに？基礎知識とおすすめツール3選

ビジネスでは「タスク管理が大切」とよく聞きますが、そもそもタスク管理とは何でしょうか？何のために行うものなのか？こうした素朴な疑問を抱えている方は、意外と多いかもしれませんね。

そこで今回は、タスク管理の基礎知識とおすすめのタスク管理ツール3選をご紹介します。

1分で理解する「タスク管理とは？」

タスク管理とは「粒度の小さい仕事」のことです。例えば、海外から宝石を仕入れる場合のタスクについて考えてみましょう。

大まかな流れになりますが、これが海外から宝石を仕入れる際のタスクになります。また、一つ一つのタスクはさらに小さな仕事に分けることができ、それらもまたタスクです。

そして一般的に言われるタスク管理とは、数あるタスクのうち「最も粒度の小さい仕事」を管理することを意味します。

なぜタスク管理が大切なのか？

結論から言えば、ビジネスの生産性を大きく左右するからです。

効率良く仕事をこなすには優先順位に気をつけながらタスクをこなす必要があり、さらにタスクの抜け漏れがあってはいけません。そのため、タスク管理によって必要な仕事を網羅的に管理しながら、最も効率的な遂行方法を考えるために大切なのです。

おすすめタスク管理ツール3選

タスク管理は一般的に専用のツールを使用します。「タスク管理ツール」と呼ばれ、大半の企業に導入されています。それでは、おすすめのタスク管理ツールを3つご紹介します。

Trello

無料プランでもパワフルに使えるのが魅力のタスク管理ツールがTrelloです。2011年にサービス提供が開始され、タスク管理ツールの中では老舗に位置付けられています。また、いち早くカンバン方式を取り入れたツールとしても知られています。

カンバン方式とはタスクが記されたカードを自由に移動させながら、タスク管理を行う方法です。ホワイトボードに付箋を貼り付けながら管理する感覚と似ています。

また、Trelloには目的に応じたテンプレートが用意されているので、組織でもチームでも個人でも、自由度の高いタスク管理が行えます。

Todoist

Trelloよりも格安で利用できるタスク管理ツールがTodoistです。チリ・サンディアゴでスタートしたTodoistの運営母体は世界的なリモートワーク企業として知られ、彼らはオフィスを持たずとも世界28カ国の社員が協業しながら仕事をしています。

そのコミュニケーションを支えているのはやはりTodoistです。機能はシンプルで、カンバン方式とリスト方式のタスク管理に対応しています。

チーム向けのビジネスでも1ユーザーあたり月額558円と低コストなのが魅力です。インターフェース（操作画面）は非常にシンプルかつ機能も多過ぎないので、ITに苦手意識がある方でも利用できます。

Google ToDoリスト

Googleが無料で提供しているタスク管理ツールがGoogle ToDoリストです。従来はGmaiのサイドバーとして表示されるツールでしたが、現在はスマートフォンアプリ版が提供されているので、タスク管理ツールの有望株です。

また、「ToDo for Google」というアプリが開発されおり、Google ToDoリストユーザーにとって念願だったデスクトップ表示が可能になっています。860円（税込）のアプリ購入費用はかかりますが、広々としたスペースでタスク管理ができ、Google ToDoリストとの連携性もバッチリです。

特におすすめしたいポイントが「グローバルショートカット」と呼ばれる機能です。Google ToDoリストを表示していなくても、別のアプリケーション上でショートカットキーを入力すればポップアップが出現してタスクを追加できます。思いついたらその場でタスクを追加でき、かつGoogle ToDoリストに移動する必要がないのでこれはかなり便利です。

ただし、ビジネス向けに特化しているわけではないので、チーム利用を考えるとやはり有料ツールがおすすめです。個人利用なら間違いなくNo.1ツールと言えます。

まとめ

皆さんは普段、どのようにタスク管理を行なっていますか？タスク管理はやり方を少し変えるだけで、生産性が大きく変化します。タスク管理の基礎知識を知ったら、次に自分に合ったタスク管理方法を探してみてください。

また、今回紹介したタスク管理のいくつかを試しに利用してみて、ご自身やチームにマッチしたタスク管理ツールを導入しましょう。「タスク管理を制するものはビジネスを制する」と言っても、過言ではないかもしれません。

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