ビジネスシーンで “効率化” という言葉を聞かない日はありません。この言葉が口癖になっているビジネスパーソンも多いかと思います。
「効率化ってなんですか？」と訊かれた時、皆さんはしっかり説明できるでしょうか？
“効率化” とはそもそも何なのか？なぜ必要なのか？現代社会を生きる皆さんに、改めて知って欲しいことをお伝えしていきます。
“効率化” ってなに？
製造業では生産効率を上げるために「3つのM」を削減することが大切だと長年言われています。
＜3つのM＞
- MURI（無理）
- MUDA（無駄）
- MURA（斑）
製造業ではこれら「3つのM」が排除できていない場合、製造原価へダイレクトに響きます。それ即ち、会社としての利益を下げることになります。「無理をしない」「無駄をなくす」「斑をなくす」、3つの要素を満遍なく達成し、生産効率を上げることで利益の幅も広がります。
非製造業においてこの「3つのM」を排除することこそ、“効率化” と言って過言ではありません。しかしそれが難しい理由は、非製造業では生産効率は関係ありませんし、消費するリソースの多くは人と情報で可視化が難しいためです。
だからこそ、多くの人が効率化を意識して常にビジネスの最適化を目指しています。
効率化を目指すメリット
非製造業における効率化を目指すことで、企業や店舗はどんなメリットを享受できるのでしょうか？
①“時間” という大切なリソースを確保できる
時間は誰にとっても有限であり、「時は金なり」という言葉があるようにビジネスでは非常に大切なリソースです。効率化が実現できれば業務の無理・無駄・斑が無くなり、今まで以上に多くの時間をビジネスに割くことが出来るようになります。効率化された分の時間は、DM作成に力を入れたり、SNSアカウントを運用した店舗情報を発信したりと、色々な活用方法があります。
②作業と成果を直接的に繋げてビジネスに価値を見出せる
ビジネス上の多くの作業は、それがどのようにして成果に繋がっているかが分かりづらいものです。「自分が何のためにこの作業をしているのか？」その意味付けができなければ、ビジネスの価値は下がりますし従業員のモチベーションも引き出せません。接客ノート（名称は何でも構いません）を作成し、「この作業は、日々の売上にどう繋がっているか？」を熟考したり、お客様への接客を振り返ったりしながら、1つひとつの作業に対して自分なりの価値を見出してみてください。
全ての作業の目的、ビジネス的な価値、それを売上へどう繋げていくかを考え、実際の接客や雑務などに正しく落とし込めるかどうかがビジネス環境の改善や、新しい価値の創出へと繋がります。
③利益の幅を広げて企業の成長や従業員満足度に貢献できる
消費するリソースの量が以前よりも少なくなれば、利益の幅は当然広がります。資源・財源に余りが出れば、それを従業員賞与に当てて仕事へのモチベーションを高める。あるいは看板商品になるような高額商品を仕入れてみる。人材教育で接客スキルの底上げを図り、デジタルツールの導入でより多くの効率化を生み出す。十分な利益があるからこそ、企業や従業員は健全な状態を保て、成長性の高いビジネスを実現できます。
④離職率が低下して人材難から脱却できる
接客業は離職率が高い業界として有名であり、状況は今もなお加速しています。その中でも離職率の低い環境を維持できている企業は確かに存在しており、彼らが何をしているかというと「ビジネスへの意味付けと、従業員満足度の向上」です。つまり、効率化は離職率低下にも効果があり、人材難から脱却するソリューションにもなります。
⑤現場にイノベーションが起きやすくなる
現場の無理・無駄・斑が無くなれば、ビジネスはもっとクリエイティブ（創造的）なものになります。それにより現場でイノベーションが起きやすくなり、革新的な販売スタイルなどの確立によって店舗売上を倍増させるのも夢ではありません。
効率化でありがちな失敗
効率化を目指す企業や店舗では、失敗するケースも多数。それまで積み重ねてきたものが水泡に帰すのは大変悔しく、新しい課題を生んでしまえば元も子もないでしょう。そんな企業や現場では何が起きているのか？
効率化の失敗ケースとしておそらく最も多いのが、「効率化自体が目的になってしまった」ことです。ビジネス上での効率化とは本来、課題があり、それを解決する手段として用いるものです。なので明確なゴールが定まっていないといけません。
失敗する企業や店舗の多くは、「効率化すればビジネスが上手く回る」と考え、拾い集めた情報を繋ぎ合わせて、単に効率化手法を実践しているだけになっています。効率化した後のことを考えられていないのです。
効率化のために新しいツールやシステムを導入する際に、そうした失敗は起きがちです。お客様情報の一元管理を目指し、CRM（顧客管理システム）を導入したとしましょう。ここで重要なのは「CRMを導入して、どんな課題を解決したいか？」といった明確なビジョンを持っていることです。それは航海の行き先を見失わないための、羅針盤のようなもの。
効率化に失敗する企業はその羅針盤を持たず、「CRMを導入すればお客様情報を一元管理でき、自然と色々な課題が解決される」と思い込んでいます。しかしそれは大きな間違いで、CRMはあくまで手段であり、CRM自体が課題を解決してくれるわけではありません。最終的には、「CRMで一元化したお客様情報をどう活用するか？」を人が考え、行動に移す必要があるのです。
このように「目的と手段」を混同してしまうと、効率化は必ずと言ってよいほど失敗します。
効率化のスタートは「課題の発見」から
自社や自店舗で効率化を始め、ビジネスをより良いものにしたいと考えた場合、まず取り組むべきは「課題の発見」です。再発見、と言った方が正しいかもしれません。日頃から感じているビジネス上の課題を改めて洗い出して、「何が問題で、何が原因なのか？」を考えます。そして「それを解決する手段は何か？」を考え、その “何か” として効率化を用います。
闇雲に効率化を始めたり、従業員に対して「毎月1つは効率化案を出すように」といった無理矢理な取り組みは必ず失敗します。効率化に成功する企業は “思い切り” と同時に “慎重さ” も持ち合わせているものです。この機会にぜひ、自社や自店舗の効率化について考えてみてください。
