コラボレーションツールとは？組織の情報共有を高速化

会社のビジネスは常にチームで行動します。メンバーごとの得手／不得手を把握し、目標達成に向けて適材適所で推進するなど、チームの強みは色々とあります。その一方で、メンバーが多いほど「コミュニケーションコストが増える」というデメリットも。

これは言い換えればチーム内の情報共有環境を最適に保ち、常に素早い情報交換を実現できれば強いチームを作れるということです。

そこで今回は、チーム強化に欠かせないクラウドサービスである「コラボレーションツール」についてご紹介します。

コラボレーションツールってなに？

コラボレーション（Collaboration）の意味は「協力」や「力を合わせる」です。

同じような言葉にコオペレーション（Cooperation）があります。こちらは単に「協力」を指し、コラボレーションは「何か一つの目標に向かって力を合わせる」という意味合いが含まれています。

では、コラボレーションツールとは何か？

それはビジネス推進に必要な情報を一箇所に集約しながら、チーム内での情報交換を高速化するためにあらゆる協力手段を兼ね備えたツールです。

数年前までは「グループウェア（Groupware）」と呼ばれるのが一般的でした。しかし、ツールの高度化が進んだこと、2000年台初頭におけるツール導入にあまり良い印象が無かったこと_※を理由に、徐々にコラボレーションツールという呼称に変化していったものと考えられます。

※海外製ツールを日本型ビジネスに合わせるための開発が大規模になり、運用負担とコストが劇的に増加してしまったという苦い経験（主に大企業にて）

コラボレーションツールに備わった機能

一般的なコラボレーションツールには、次のような機能が備わっています。

世界の大手コラボレーションツールと言えばMicrosoft .365とGoogle Workspaceです。

Microsoft .365の特徴

上記に挙げたような機能に加えて、Microsoft Officeライセンスが取得できます（プランによる）。パッケージ版と違ってOfficeは常に最新の情報が保たれますし、社内のライセンス管理は今までよりもずっと楽になります。

Google Workspaceの特徴

Microsoft .365よりも機能と料金プランがシンプルです。Googleの無料サービスを利用しているユーザーが多く、かつインターフェースに大幅な変更が無いので導入から定着まで早いのが特徴になります。

コラボレーションツールのメリット

場所と端末を選ばずコミュニケーションが取れる

コラボレーションツールはクラウドサービスなので、利用する場所や端末を選びません。

社内にいるメンバーも、社外にいるメンバーも全く同じようにコミュニケーションが取れます。また、在宅勤務へ移行してもオフィスワーカーとリモートワーカーが円滑に情報交換できるので、新しいワークスタイルの提案にも最適です。

情報交換の高速化により生産性がアップ

コラボレーションツールを利用していると、あらゆる情報が一箇所に集約されるようになります。

チーム内だけでなく、顧客を交えた情報交換も高速化するため、ビジネス全体での生産性アップ効果が見込めます。また、チャットツールからウェブ会議、Eメールからファイル共有スペースなどチャネル切り替えが非常にスムーズなので作業効率もアップします。

初期費用がかからず導入もスピーディ

コラボレーションツールは基本的に初期費用が無料で、ユーザーごとに加算される月額料金を支払うことで利用できます。

同じような社内システムを構築しようとすればサーバー購入やネットワーク整備などが必要ですし、運用面でも負担がかかります。コラボレーションツールならそうした負担はありません。今までシステム運用に欠けていたコストが軽減されます。

まとめ

コラボレーションツールはいつでもどこでも使えるコミュニケーション専用のクラウドサービスなので、本部・店舗間での情報交換促進にも最適です。

店舗レイアウトの共有やそれによるベストプラクティス（一番良いやり方）の発見、ウェブ会議を使った円滑なコミュニケーション。社外関係者やお客様をゲストとして招待できる「外部ユーザー招待機能」を使用すれば、社外関係者とのウェブ会議も、お客様をオンラインで招いてのウェブ接客も可能になります。

コラボレーションツールが一つあるだけで、多くの新しいことができるようになります。ぜひとも、宝飾業界においても積極的に活用していただきたいツールです。

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