コラボレーションツールには組織の情報交換を高速にし、生産性を向上させる効果があります。オンラインでのコミュニケーションが促進するのでリモートワーク環境にも欠かせません。
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そんなコラボレーションツールの導入で成否を握るのが「組織環境にマッチしたコラボレーションツールの選び方」です。今回は、コラボレーションツールを選ぶ際の基準についてご紹介します。
コラボレーションツールの選び方
それでは早速、コラボレーションツールの選び方をご紹介します。
自社組織で必要とする機能は何か？
コラボレーションツールにはサービスによって次のような機能が搭載されています。
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- オンラインのファイル共有スペース
- 個人に充てられたファイルスペース
- チャット形式のメッセージツール
- 遠隔コミュニケーションを促進するウェブ会議
- ビジネス向けのEメールシステム
- 各種資料作成のためのオンラインツール
- チーム・個人のタスクを管理するツール
- 共有可能なカレンダーアプリ
- 社内向けに開発されたSNSツール
- あらゆる情報を蓄積するためのWiki機能
- 外部ユーザーを招待する機能
- ユーザーごとにアクセス権限を変更する機能
- 資料等の全文検索を行う機能
これらの機能を全て備えたサービスもあれば、一部だけを備えたものもあります。肝心なのは機能の豊富さではなく、「自社にとって必要な機能はどれか？」をしっかり精査することです。
まず、組織・部門・チームごとに「コミュニケーション上の課題は何か？」を洗い出してみてください。
例えば「未だにFAXを使用している」が課題ならば、ファイル共有スペースとチャットツールがあれば素早い情報交換を実現できます。「組織内交流が少なくイノベーションが生まれにくい」が課題なら、社内SNSを取り入れて組織内に色々なコミュニティが生まれるような仕組みづくりを目指してみてください。
「機能が豊富だから」という理由でサービスを選ぶと、使わない機能が多くなりツールの使用感が悪くなる可能性が高いです。また、機能が豊富なサービスほど価格も高いので、コストがかかる上に効果が上がらない可能性があります。
価格は予算内に収まっているか？
「初めてのコラボレーションツール導入だから、多少予算をオーバーしても大丈夫」と考えてはいけません。むしろ、「初めてのコラボレーションツール導入だからこそ」予算内に収めることを意識してください。
なぜなら、「初導入では失敗するリスクが高いから」です。
コラボレーションツールに限った話ではありませんが、クラウドサービス導入では失敗するリスクも考えられます。そのリスクを計算に入れないと、余計なコストを費やして失敗する可能性が高くなるため、やはり「予算内に収める」ということが大切です。
コラボレーションツールには1ユーザーあたり1,000円以上のものもあれば、300円以下で利用できるものもあります。なんと無料で使えるものまで※。
※ベータ版で提供されているサービスならユーザー数に関わらず無料で使えることがあります。ただし、将来的には有料版に移行することになります。
サービスごとに料金はピンキリなので、予算を決めたらその中に収まることを基準にサービスを選びましょう。
使いやすいインターフェースか？
インターフェース（操作画面）の使いやすさはとても大切です。世界中で提供されているコラボレーションツールの中で言えば、やはりGoogle Workspaceの使いやすさが高いと思います。
理由は、多くのユーザーがGoogleの無料サービスに使い慣れていて、インターフェースが類似しているからです。
ただし、自社組織にとってどのインターフェースが使いやすいかは、実際に使ってみないことには分かりません。そこでサービスごとに提供されている無料プラン、トライアル、操作デモなどを活用してください。
「このコラボレーションツール、良さそうだな」というサービスをいくつかピックアップしたら、無料プラン等を活用して実際に触れてみましょう。できれば、ITスキルに自信がない社員も一緒になって操作してみる方が、組織にマッチするコラボレーションツールかどうかを判断しやすくなります。
サポート体制は充実しているか？
初めてのコラボレーションツール導入は不安だらけです。導入後に色々な疑問やトラブルが生まれる可能性も考えると、サポート体制は充実していて損はありません。
サポート体制はサービスごとのプラン紹介ページから確認できます。また、プランごとにサポート体制が異なる場合もあるので、注意深く確認してください。
より充実したサポート体制を希望する場合は、「販売パートナー」と呼ばれる代理店からサービスを導入することをお勧めします。例えばGoogle WorkspaceやMicrosoft 365などの大手コラボレーションツールは、同社に認定された販売パートナーが色々な付帯サービスを提供しながら導入を支援してくれます。
事業の継続性は高いか？
大手コラボレーションツールを導入する場合は心配無用ですが、ベンチャー・中小企業が提供するサービスの場合は「事業継続性」に注目してください。
極端な話、会社が倒産すればサービスは当然停止しますし、他の会社に買収されればインターフェースやサービス内容が大幅に変化する可能性もあるからです。
なので市場シェアの小さいコラボレーションツールに注目している場合は、その運営会社の事業継続性についても注目しておきましょう。
自社環境を考慮した選定が大切
コラボレーションツール選びは決して簡単ではありませんが、正しく選定できれば円滑な情報交換や生産性向上のためのミュニケーション基盤を整えられます。大切なのは、自社環境を考慮した上で最適なサービスを選ぶことです。今回ご紹介した基準を参考にしながら、ぜひ組織環境にマッチしたコラボレーションツール選びを実現してください。
